Der erste Schrei bekundet ein neues Leben – was wenige Tage danach amtlich beurkundet wird. Die Geburtsurkunde ist in Deutschland seit 1876 das erste amtliche Dokument jeden Erdenbürgers über seine Existenz. Zuvor lagen die amtlichen Angelegenheiten des Personenstandes in den Händen der Kirche.
Mit der Einführung der staatlichen Standesämter gelangte die Verantwortung der Führung der Personenstandsdaten in die öffentlichen staatlichen Amtsgeschäfte. Dort wird neben der Geburt unter anderem auch der Tod eines Menschen beurkundet.
Die Registernummer: Eine Zahl mit Aussage bei der Geburtsurkunde
Die auf jeder Geburtsurkunde eingetragene Nummer ist die Registernummer, unter der die Geburt der Person in das Geburtsregister eingetragen ist. Die Registernummer ist eine fortlaufende Nummer. Sie besteht aus zwei Teilen: Die erste Zahl sagt, um die wievielte Registrierung es sich in dem Kalenderjahr handelt. Die Jahreszahl befindet sich nach einem Schrägstrich. Als fortlaufende Nummer beginnt die Registernummer in jedem neuen Kalenderjahr mit der Nummer 1.
Nicht immer stimmt die Jahreszahl mit dem Geburtsjahr überein. Wird beispielsweise ein Kind zum Jahreswechsel geboren, wird es in der Regel erst im neuen Jahr registriert und es erhält eine Registriernummer des Nachfolgejahres seines Geburtsjahres. In Todesfällen wird die Registrierung genauso vorgenommen, wie auch bei Änderungen des Personenstandes. Ausgangspunkt für die Beantragung derartiger Urkunden ist dann immer die Registernummer der Geburt.
Beispielsweise sind in der Urkunde über eine Eheschließung oder einer eingetragenen Partnerschaft auf dem Blatt der Beurkundung auch der jeweilige Geburtsort und die jeweilige Registernummer der Geburt beider Partner vermerkt. Damit schließt sich der Kreis von der Beantragung einer Eheschließung bis zu ihrer Beurkundung mit dem Eintrag in das Register der Eheschließung und der Vergabe der Registernummer.
Das Recht auf die Urkunde
Was in Deutschland überwiegend selbstverständlich und durch Recht und Gesetz gesichert ist, wurde in Artikel 7 der UN-Kinderrechtskonvention als Recht eines jeden Neugeborenen auf die Ausstellung einer Geburtsurkunde verbrieft. Nicht irgendwann, sondern unverzüglich nach seiner Geburt, soll jedes Kind in ein Register – das Geburtsregister – eingetragen werden. Damit erhält er ein Dokument über seine Existenz.
Unverzüglich ist ein dehnbarer Begriff und bedeutet so bald wie möglich. Eingetragen werden das Geburtsdatum, der Geburtsort, das Geschlecht des Kindes und die Namen seiner Eltern. Die Geburtsurkunde weist aus, bei welchem Standesamt die Registrierung erfolgt ist. Nur eine vollständig ausgefüllte Geburtsurkunde entfaltet Rechtskraft, wobei die Registernummer eine Schlüsselrolle hat. Das Geburtsregister eines Standesamtes wird 110 Jahre fortgeführt. Danach geht es in den Bestand des örtlichen Archivs.
Die Bedeutung und die Kraft der Geburtsurkunde
Die Geburtsurkunde mit der Registernummer ist von hoher Wichtigkeit. Sie ist ein zentrales Dokument, das im Laufe des Lebens von hoher Bedeutung ist. Soziale Leistungen, wie Kindergeld, Elterngeld oder Anmeldungen bei einer Krankenkasse, zur Betreuung in einer Kindereinrichtung oder zur Aufnahme an einer Schule basieren auf einer Geburtsurkunde, die die Sorgeberechtigten bei der Antragstellung oder Anmeldung vorlegen müssen. Spätestens dann, wenn die Ausstellung eines Personalausweises oder eines Reisepasses beantragt werden soll, wird der Wert und die Bedeutung dem Betroffenen selbst klar.
Später dann wird die Geburtsurkunde vielleicht für die Eheschließung oder die eingetragene Lebenspartnerschaft, eine gegebenenfalls notwendige Änderung des Namens oder die Änderung des Geschlechts benötigt. Die Erfassung von Daten über eine Person mit amtlicher Registernummer und mit ihm in Verbindung stehende Tatsachen der Familie und des Namens gehört zu den hoheitlichen Aufgaben eines Staates in der Zuständigkeit eines Bundeslandes, als Aufgabe eines Landkreises mit seinen Untereinheiten.
Damit sind die Eintragungen einerseits datenschutzrechtlich geschützt. Anderseits kann bei berechtigtem Interesse Auskunft über sie verlangt werden, um Eindeutigkeiten herzustellen oder gegebenenfalls Missbrauch, beispielsweise bei einem Streit in Angelegenheiten einer Erbschaft oder in der Elternschaft vorzubeugen oder ihn zu verhindern. Zu den berechtigten Personen gehören Verwandte in gerader Linie, Rechtsanwälte, Gerichte und Behörden, aber auch Personen, die die Berechtigung zu wissenschaftlichen Zwecken nachweisen können.
Wenn das Dokument verloren geht
Benötigt man eine neue Geburtsurkunde, weil die ursprüngliche nicht mehr auffindbar ist, kann man diese unter Angabe der ausstellenden Behörde und der Registernummer beantragen. Hilfsweise genügt in Not- und Sonderfällen ein Auszug aus dem Geburtenregister, der als offizielles Dokument alternativ zur Geburtsurkunde vorgelegt werden kann, vorausgesetzt, es ist nach der Geburt ein Geburtseintrag beim Standesamt erfolgt. Das ist dann der Fall, wenn die Eltern selbst keine Dokumente über ihre Person vorlegen und ihre eigene Identität nicht belegen können. Damit ist gesichert, dass dem Kind soziale und medizinische Leistungen nicht verwehrt bleiben.
Was tun, wenn die Geburtsurkunde abhandengekommen und die Registernummer unbekannt ist?
Es ist möglich, eine Geburtsurkunde oder einen Registerauszug online zu beantragen. Voraussetzung dafür ist die Angabe der Region des Standesamtes, bei dem die Geburt seinerseits registriert worden ist.
