Freiberuflerin sein hat viele Vorteile: Freie Zeiteinteilung, keine ärgerlichen Kollegen und arbeiten von zu Hause aus. Bei Letzterem können allerdings manchmal schon die Probleme anfangen: Das eigene Heim ist kein voll ausgestattetes Büro.
Was gebraucht wird, liegt hier nicht in irgendeinem Lager mit Materialbeschaffungsplan, sondern muss mühsam selbst besorgt werden. Umso wichtiger ist es daher, für alle Fälle gewappnet zu sein.
Die Basics für das eigene Home-Office
Ärgerlich ist für Freiberufler vor allem, wenn etwas fehlt. Die Zeit, die sie für den Einkauf einer Tintenpatrone aufwenden, wäre sicher besser in die Arbeit investiert gewesen. Deswegen empfiehlt es sich auch für Freiberufler, nach denselben Methoden vorzugehen, die auch im Großbüro angewendet werden: Eine saubere Inventur ist die ideale Grundlage für einen Materialplan.
Papier, Umschläge, Stifte, Patronen – alles sollte am besten mindestens in zweifacher Ausführung vorhanden sein, damit es nie zu Engpässen kommt. Wenn sich die Vorräte dem Ende neigen, zeigt das der Materialplan sofort an. Das Erstellen eines solchen Plans und das Kaufen von Büromaterialien auf Vorrat hat auch einen weiteren Vorteil: Die Einkäufe für das Material werden effizienter.
Mit einem einzigen Kauf oder einer einzigen Bestellung bei einem Online-Anbieter wie Otto Office können mehrere Artikel besorgt werden, um das Lager aufzustocken. Nicht zuletzt können Freiberufler so auch einen guten Überblick über ihre Ausgaben behalten und sparen sich somit mühsame Arbeit für die nächste Steuererklärung.
Welche Büromaterialien können Freiberufler von der Steuer absetzen?
Was Freiberufler in der Steuererklärung als Betriebsausgaben geltend machen können, hängt ganz von der Branche ab, in der sie tätig sind. So ist es für Fotografen zum Beispiel nicht unüblich, in regelmäßigen Abständen teure Fototechnik, Ersatzteile oder Reparaturen bezahlen zu müssen.
Jemand, der beruflich weniger mit Technik zu tun hat, wird beim Finanzamt Skepsis hervorrufen, wenn er viele große Ausgaben in professionelles Equipment als Betriebsausgaben angibt. Ein überschaubares Kontingent an Büromaterialien erkennt das Finanzamt aber in der Regel bei so gut wie allen freien Berufen an. Schließlich muss jeder mal einen Brief schreiben oder einige Seiten Papier ausdrucken.
Tintenpatronen, Papier, Umschläge, Briefmarken, Stifte und dergleichen werden von den Finanzämtern in der Regel großzügig anerkannt. Hier kommt es für Freiberufler darauf an, dass für jeden der getätigten Käufe ein entsprechender Beleg – also idealerweise der Kassenzettel oder die Rechnung von einer Bestellung – vorliegt.
Zwar sehen neueste Regelungen bei der Steuererklärungen nicht mehr vor, dass immer alle Nachweise mit der Erklärung mitgeschickt werden müssen, es besteht aber eine „allgemeine Vorhaltepflicht„. Das heißt, dass das Finanzamt bei Zweifeln nachfragt und alle Belege anfordern kann. Freiberufler sollten deswegen das gesamte Jahr über eine kleine Sammlung von Kassenzetteln und sonstigen Belegen pflegen, die sie am Ende des Jahres dort ablegen, wo sie sie auch wiederfinden können.
